หลายครั้งที่เพื่อนๆ ได้รับมอบหมายให้จัดงานเลี้ยงบริษัทแล้วต้องรู้สึกเครียด ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนดี ทั้งเรื่องสถานที่ อาหาร กิจกรรม หรือแม้แต่การควบคุมงบประมาณ เพราะหากไม่มีการวางแผนล่วงหน้าอย่างเป็นระบบ ก็อาจเกิดปัญหาในวันจริง ทั้งงบบานปลาย แขกไม่ประทับใจ หรือกิจกรรมไม่ราบรื่น
บทความนี้จะพาทุกคนไปเช็กทุกจุดสำคัญที่ควรรู้ก่อนจัดงาน ไม่ว่าจะจัดครั้งแรกหรือทำประจำ ก็ใช้เป็นแนวทางได้เลย
วางแผนล่วงหน้า ก่อนเริ่มจัดงานเลี้ยงบริษัท
การจัดงานเลี้ยงบริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ เพื่อนๆ รู้ไหมว่า “การวางแผนล่วงหน้า” คือหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้งานออกมาราบรื่น และสร้างความประทับใจให้ทั้งผู้บริหารและพนักงาน หลายคนมักจะเริ่มเตรียมงานเมื่อใกล้ถึงวันจริง ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา ทั้งเรื่องงบประมาณไม่พอ สถานที่เต็ม หรือขาดรายละเอียดสำคัญที่ควรมีในวันงาน
เพื่อไม่ให้เหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้น ลองมาดูแนวทางการวางแผนล่วงหน้าในการจัดงานเลี้ยงบริษัทที่เพื่อนๆ สามารถนำไปใช้ได้จริงกันเลย
1. กำหนดเป้าหมายของการจัดงานเลี้ยงบริษัท
ก่อนอื่น เพื่อนๆ ควรรู้ให้ชัดเจนว่าจัดงานนี้ขึ้นเพื่ออะไร เช่น
- ขอบคุณพนักงาน
- สร้างความสามัคคีในองค์กร
- ฉลองยอดขาย
- หรือเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
เพราะเมื่อรู้เป้าหมายแล้ว จะสามารถกำหนดธีมงาน กิจกรรม และงบประมาณได้เหมาะสมมากขึ้น ทำให้การจัดงานเลี้ยงบริษัทมีทิศทางและตอบโจทย์มากกว่าแค่ “จัดเพื่อจัด”
2. เลือกวันที่เหมาะสมสำหรับทุกฝ่าย
วันจัดงานก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่เพื่อนๆ ไม่ควรมองข้าม การเลือกวันที่พนักงานสะดวก หลีกเลี่ยงวันหยุดยาว หรือช่วงที่งานเยอะเกินไป จะช่วยให้ทุกคนมาร่วมงานได้อย่างเต็มที่ และเพิ่มพลังบวกให้กับการจัดงานเลี้ยงบริษัทแบบครบทีม
3. วางงบประมาณให้ครอบคลุมทุกด้าน
เรื่องเงินๆ ทองๆ เป็นสิ่งที่เพื่อนๆ ต้องใส่ใจเป็นพิเศษในการวางแผน เพราะถ้างบไม่พออาจต้องตัดบางส่วนที่สำคัญทิ้งไปอย่างน่าเสียดาย การจัดสรรงบประมาณล่วงหน้าจะช่วยให้เพื่อนๆ คุมค่าใช้จ่ายได้ดี เช่น
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม
- ค่าเช่าสถานที่
- ค่าของตกแต่ง
- ค่ารางวัลหรือของขวัญ
- ค่าทีมงานหรือพิธีกร
ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ควรรวมไว้ในแผนงบประมาณของการจัดงานเลี้ยงบริษัท
4. จัดทีมงานและแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน
เพื่อนๆ อาจต้องมีทีมงานช่วยดูแลในแต่ละส่วน เช่น ทีมประสานงานสถานที่ ทีมจัดหาอาหาร ทีมดูแลกิจกรรมและเสียงเพลง การมีคนรับผิดชอบแต่ละด้านจะช่วยให้งานไหลลื่น ไม่สะดุด และลดภาระที่เพื่อนๆ ต้องทำคนเดียวในวันจัดงานจริง
5. เตรียมแผนสำรองไว้เสมอ
ไม่ว่าจะวางแผนมาดีแค่ไหน ก็อย่าลืมเตรียมแผน B ไว้ด้วย เช่น ถ้าจัดกลางแจ้งแล้วฝนตกล่ะ หรือถ้าระบบเสียงมีปัญหา ต้องทำอย่างไร การมีแผนสำรองจะช่วยให้เพื่อนๆ จัดการสถานการณ์ไม่คาดฝันได้อย่างมืออาชีพ และไม่ทำให้บรรยากาศของการจัดงานเลี้ยงบริษัทต้องสะดุด
รายการเช็กลิสต์สำหรับจัดงานเลี้ยงบริษัทอย่างมืออาชีพ
ก่อนที่เพื่อนๆ จะเริ่มลงมือจัดงานเลี้ยงบริษัทการมีเช็กลิสต์ที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกอย่างเป็นระบบ ลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในวันจริง เรามาดูกันว่าเรื่องไหนบ้างที่ไม่ควรมองข้าม
1.เลือกสถานที่ให้เหมาะกับสไตล์ของบริษัท
สถานที่คือหัวใจของการจัดงาน ถ้าเพื่อนๆ อยากให้บรรยากาศออกมาน่าประทับใจ ควรเลือกสถานที่ที่เข้ากับธีมและจำนวนผู้ร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นในออฟฟิศ ห้องจัดเลี้ยง หรือพื้นที่กลางแจ้งก็ต้องคิดให้ครบ
2.เตรียมอาหารและเครื่องดื่มให้พอเพียง
อาหารคืออีกหนึ่งไฮไลต์ของการจัดงานเลี้ยงบริษัทอย่าลืมคำนึงถึงความหลากหลาย เช่น บุฟเฟ่ต์ อาหารว่าง หรือเครื่องดื่มสำหรับแขกทุกกลุ่ม รวมถึงตัวเลือกพิเศษอย่างอาหารมังสวิรัติหรืออาหารฮาลาล
3.วางแผนกิจกรรมให้สนุกและเข้ากับพนักงาน
เพื่อนๆ ควรเตรียมกิจกรรม เช่น เกม จับรางวัล หรือมินิคอนเสิร์ต เพื่อให้บรรยากาศงานเลี้ยงมีชีวิตชีวา อย่าลืมจัดหาพิธีกรที่มีประสบการณ์เพื่อช่วยสร้างสีสันตลอดงาน
4.ตรวจสอบอุปกรณ์ แสง สี เสียง
ระบบเสียงและแสงคืออีกเรื่องที่ห้ามพลาด ลองเทสอุปกรณ์ก่อนวันงานจริงจะช่วยให้ทุกอย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด
วันงานมาถึง อย่าลืมจุดสำคัญเหล่านี้
เมื่อถึงวันจริงของการจัดงานเลี้ยงบริษัทอย่าคิดว่าแค่เตรียมทุกอย่างล่วงหน้าจะพอ เพราะจุดเล็กๆ บางอย่างสามารถเปลี่ยนอารมณ์ของงานได้เลย
- เช็กความพร้อมของทีมงานและหน้าที่
เพื่อนๆ ควรกระจายหน้าที่ให้ชัดเจนว่าใครดูแลอาหาร ใครดูแลแขก ใครรับผิดชอบกิจกรรม เพื่อให้เกิดความลื่นไหลตลอดทั้งงาน
- เตรียมแผนสำรองเผื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน
ถ้าเพื่อนๆ จัดงานนอกสถานที่อย่าลืมเตรียมแผนเผื่อฝนตก หรือเหตุการณ์ฉุกเฉินอื่นๆ เช่น แผนเปลี่ยนกิจกรรม หรือย้ายจุดเสิร์ฟอาหาร
หลังจบงาน ควรทำอะไรต่อ
แม้งานจะผ่านไปแล้ว แต่ภารกิจของเพื่อนๆ ยังไม่จบนะ เพราะการเก็บข้อมูลหลังจบการจัดงานเลี้ยงบริษัท จะช่วยให้การจัดงานครั้งหน้าดียิ่งขึ้น
- เก็บฟีดแบคจากผู้ร่วมงาน
การส่งแบบสอบถามสั้นๆ หรือสอบถามความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน จะช่วยให้รู้ว่าจุดไหนโดนใจ และจุดไหนควรปรับปรุง
- สรุปค่าใช้จ่ายและผลลัพธ์
เพื่อนๆ ควรสรุปยอดค่าใช้จ่ายเทียบกับงบที่ตั้งไว้ เพื่อประเมินว่าใช้จ่ายคุ้มค่าหรือไม่ รวมถึงบันทึกสิ่งที่ได้ผลดี เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการจัดครั้งหน้า
อยากจัดงานเลี้ยงบริษัทแบบมืออาชีพ ไม่ต้องเหนื่อยวางแผนเอง
ถ้าเพื่อนๆ รู้สึกว่าเช็กลิสต์ทั้งหมดนี้ยุ่งยากเกินไป หรือไม่มีเวลาวางแผน ไม่ต้องกังวลเลย เพราะ 3minutesfood ให้บริการจัดงานเลี้ยงบริษัทแบบครบวงจรทั้งอาหาร บุฟเฟ่ต์ ของว่าง อุปกรณ์ โต๊ะ เก้าอี้ พิธีกร ทีมงานกิจกรรม และอื่นๆ แบบครบจบในที่เดียวไม่ต้องวิ่งหาหลายเจ้าให้เหนื่อย ไม่ต้องเหนื่อยวางแผนงานเลี้ยงบริษัทเอง โทรหา 3minutesfood วันนี้ เพื่อบริการครบวงจร อาหาร บุฟเฟ่ต์ ทีมงานมืออาชีพ พร้อมดูแลคุณตั้งแต่เริ่มต้นถึงวันงานค่ะ
