หลายงานที่ประสบปัญหาจัดเลี้ยงนอกสถานที่ แต่พื้นที่ไม่เพียงพอสำหรับแขกในงาน ทำให้ต้องเปลี่ยนสถานที่จัดงานอย่างกระทันหัน หรือจำนวนแขกที่ตั้งใจไว้เพิ่มจำนวนมากขึ้นกว่าที่ตั้งใจ ดังนั้นการจัดเลี้ยงนอกสถานที่สำหรับแขกที่มีจำนวนมาก จึงมีความจำเป็นต้องการการเตรียมความพร้อมและการวางแผนอย่างรอบคอบจากบริษัทรับจัดเลี้ยงมืออาชีพ เพื่อให้งานเป็นไปได้ด้วยความสมบูรณ์และสนุกสนาน เรามาดูขั้นตอนที่สำคัญในการจัดเลี้ยงนอกสถานที่สำหรับงานใหญ่แขกที่มีจำนวนเยอะๆ
ขั้นตอนแรก เพื่อไม่ให้ประสบปัญหาสถานที่ไม่เพียงพอต้อนรับแขก นั่นก็คือ การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมจากจำนวนแขกที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน หลังจากนั้นผู้จัดจึงเริ่มต้องหาสถานที่ที่สามารถรองรับจำนวนแขกที่ต้องการเชิญ โดยใช้เกณฑ์ วัดจากขนาดของพื้นที่และความคล่องตัวในการใช้สอยพื้นที่ เพื่อความสะดวกสบายของแขก หากได้สถานที่ที่เหมาะกับจำนวนแขกแล้ว ให้พึงระมัดระวังในเรื่องการจองสถานที่เนื่องจากพื้นที่จัดเลี้ยงนอกสถานที่นั้น มักมีข้อกำหนดและการจองล่วงหน้าที่ต้องตรวจสอบเงื่อนไขให้ชัดเจน
วางแผนการเตรียมอาหารและเครื่องดื่มจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ให้คำนึงถึงเมนูอาหารที่คุณต้องการเสมือนกับการจัดเลี้ยงในสถานที่ปกติ หากแขกมีจำนวนมาก เนื่องจากเป็นการจัดงานขนาดใหญ่ คุณอาจพิจารณาเลือกใช้บริการแคเทอริ่ง หรือบริษัทรับจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ซึ่งงานขนาดใหญ่มักนิยมเลือกรูปแบบอาหารบุฟเฟต์เพื่อความสะดวกในการรับประทานและบริการที่ทั่วถึงนั่นเอง
เช็กจำนวนสิ่งอำนวยความสะดวก: ตรวจสอบว่าสถานที่จัดเลี้ยงนอกสถานที่ ที่คุณจัดงานมีอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกที่เพียงพอสำหรับจำนวนแขกที่เข้าร่วมงาน เช่น เก้าอี้ โต๊ะ รวมทั้งระบบแสงสีเสียงต่าง ๆ ทั่วถึงทุกจุด ที่คุณต้องการนำเสนอ
การจัดการการจองพื้นที่สำหรับจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ควรเลือกจองสถานที่ล่วงหน้าและระบุเงื่อนไขการจองให้เข้าใจกันเสียก่อน เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต และจำเป็นต้องมีการชำระเงินล่วงหน้าหรือการรับประกันเพื่อความสบายใจทั้งสองฝ่าย
ความปลอดภัยและการบริการในงานจัดเลี้ยงนอกสถานที่ : ด้วยจำนวนปริมาณของแขกที่มีจำนวนมาก จึงควรคำนึงถึงความปลอดภัยของแขกและการบริการที่มีคุณภาพ โดยแคทเทอริ่งหรือบริษัทจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ที่มีประสบการณ์ ที่แต่งกายพนักงานเหมาะสมและมืออาชีพในการให้บริการ พร้อมช่วยคุณแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในขณะจัดงานนั่นเอง
การสร้างบรรยากาศในงานจัดเลี้ยงนอกสถานที่ เนื่องจากเป็นงานนอกสถานที่ พื้นที่ค่อนข้างอิสระมากกว่า ผู้จัดสามารถใช้การตกแต่งและการจัดงานให้เหมาะสมกับธีมของงานเพื่อให้มีบรรยากาศสนุกสนานและไม่เหมือนใคร
การประสานงานและการควบคุมงานจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ที่มีแขกเยอะ ๆ ควรมีทีมงานมืออาชีพที่มีความสามารถในการประสานงานและควบคุมสถานการณ์ เพื่อรับมือกับปัญหาและการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา
ท้ายนี้ เราเชื่อว่าทุกงานจัดเลี้ยงในพื้นที่ปกติ และงานจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ผู้จัดงานทุกท่านล้วนแต่ต้องการสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำ ให้แก่ตนเองและแขกจะพึงได้รับในงานสำคัญ ดังนั้น การจัดงานเลี้ยงนอกสถานที่สำหรับจำนวนแขกมากเป็นงานที่ท้าทาย แต่การวางแผนและการจัดการอย่างดี หรือการเลือกบรฺาัทรับจัดเลี้ยงมืออาชีพที่ผ่านประสบการณ์งานเลี้ยงหลายรูปแบบบ ก็จะช่วยให้งานเลี้ยงของคุณเป็นไปได้ด้วยความสำเร็จและไม่มีปัญหาในระหว่างงานและหลังงานอย่างแน่นอน
