การจัดเลี้ยงงานสัมมนาและงานอบรมเป็นอีเว้นต์ที่มีความซับซ้อนในขั้นตอนอยู่บ้างสำหรับมือใหม่ที่เพิ่งจัดงานแรก ๆ เพราะต้องจัดลำดับวางแผนอย่างดีเพื่อให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเต็มที่ ซึ่งในวันนี้ทีมงานก็รวบรวมขั้นตอนสำคัญในการจัดงานฉบับมือใหม่ที่คุณควรทราบ
กำหนดวัตถุประสงค์ของงานจัดเลี้ยงให้ชัดเจน โดยการเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ของงานอบรมหรือสัมมนา ให้ผู้เข้าร่วมได้รับสาระความรู้ และวัตถุประสงค์ในด้านใดมากที่สุด
เลือกสถานที่จัดเลี้ยง เลือกสถานที่ที่เหมาะกับจำนวนผู้เข้าร่วมและประเภทของงานจัดเลี้ยงงานสัมมนาและงานอบรมของคุณ เพื่อให้มีพื้นที่เพียงพอและอำนวยความสะดวกที่จำเป็น เช่น ห้องประชุมโรงแรม, ศูนย์ประชุม, หรือสถานที่อื่น ๆ ที่เหมาะสม
วางแผนเวลาจัดเลี้ยงงานสัมมนาหรืองานอบรม โดยให้กำหนดเวลาและระยะเวลาของงานให้ดี ไม่ว่าจะเป็น เวลาสำหรับการลงทะเบียน, การพักเบรก, การรับประทานอาหารกลางวัน, และกิจกรรมอื่น ๆ ที่คุณต้องการจัดขึ้นมาเพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของงาน
เซทตารางจัดเลี้ยงงานสัมมนาหรืองานอบรม โดยการวางแผนรายละเอียดของตารางงาน รวมถึงเตรียมอุปกรณ์ในการนำเสนอ, เลือกวิทยากรและผู้บรรยาย สคริปต์การบรรยาย, กิจกรรมพิเศษ, จัดการเอกสารและการเข้าสอนอบรมที่จะใช้ในงาน อาจมีการสื่อการสอน, สไลด์, เนื้อหา, หรือวิดีโอการประชุมหรือสัมมนาตามความเหมาะสม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้ร่วมมีประสบการณ์ที่มีคุณค่าในงานจัดเลี้ยงของคุณ
เตรียมสถานที่และอุปกรณ์ในงานจัดเลี้ยงงานสัมมนาหรืองานอบรม ตรวจสอบสถานที่และอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น โปรเจคเตอร์, เครื่องมัลติมีเดีย, ห้องประชุม, เก้าอี้, โต๊ะ, และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
สิ่งสำคัญสำหรับงานจัดเลี้ยงที่ห้ามมองข้าม นั้นก็คือ อาหารในงานอบรมและสัมมนามีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน ขั้นตอนในการจัดเลี้ยงอาหารที่เหมาะสมมีให้คุณเลือก ดังนี้
การเลือกเมนูอาหารสำหรับจัดเลี้ยง ควรพิจารณาประเภทของงานและผู้เข้าร่วม เพื่อเลือกเมนูอาหารที่เหมาะสม โดยคำนึงถึงความต้องการของผู้รับบริการ เช่น สำหรับงานอบรมที่มีระยะเวลานาน ควรมีเมนูอาหารสำหรับเบรกระหว่างวัน
มองหาแคทเทอริ่งจัดเลี้ยงหรือเลือกอาหารที่มีคุณภาพและสดใหม่ เนื่องจากอาหารที่อร่อยภายในงานอาจช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกดีและเอ็นจอยไปกับเรียนรู้และเข้าใจจุดประสงค์การอบรมได้ดียิ่งขึ้น
และคุณสามารถเลือกใช้รูปแบบการเสิร์ฟอาหารจัดเลี้ยงตามความเหมาะสม เช่น บุฟเฟ่ต์, โต๊ะจีน, หรือเมนูอาหารสไตล์ค็อกเทลในช่วงเบรกเพื่อรองท้องเบาๆ
นอกจากนี้ หากมีผู้เข้าร่วมงานจำนวนมาก ที่บางครั้งอาจมีความต้องการเฉพาะเจาะจง ควรมองหาบริษัทรับจัดเลี้ยงอาหาร เพื่อรังสรรเมนูได้มากยิ่งขึ้น เช่น อาหารเจหรืออาหารสำหรับผู้แพ้อาหาร ผู้จัดงานควรรองรับและจัดหาเมนูพิเศษไม่ให้ขัดตกบกพร่อง
การจัดเลี้ยงอาหารในงานอบรมและสัมมนามีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีและส่งเสริมการเรียนรู้ โดยการเลือกเมนูและรูปแบบอาหารก็ถือว่าเป็นหัวข้อหลัก ๆ ที่ไม่ควรมองข้ามสำหรับผู้จัดมือใหม่อีกด้วย
